Notre engagement relatif à la confidentialité et au respect de la vie privée
Notre engagement
La confidentialité des renseignements que vous échangez avec les entreprises du Groupe AXA au Canada (« AXA ») ainsi que le respect de votre vie privée sont des principes auxquels nous souscrivons sans réserve. Vous pouvez sans inquiétude nous confier des renseignements, soit par le biais de nos agents autorisés et représentants, soit par l’intermédiaire des courtiers qui vendent nos produits d’assurance et autres produits financiers, ou encore par Internet, en sachant que nous accorderons à ces renseignements toute la protection qui leur est due.
Les principes et lois de protection des renseignements personnels
AXA respecte les dix (10) Principes de protection des renseignements personnels édictés par la loi canadienne. Elle applique également avec rigueur les lois provinciales de protection des renseignements personnels qui sont actuellement en vigueur, soit celles du Québec, de la Colombie-Britannique et de l’Alberta, et elle entend respecter les autres lois dans ce domaine qui pourraient éventuellement être applicables.
La collecte des renseignements personnels
AXA ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires à la conclusion ou à l’exécution des contrats d’assurance ou des autres contrats de produits et services financiers. Ces renseignements personnels sont obtenus directement du client ou, avec le consentement de ce dernier, auprès de tiers dont l’identité ou la nature des activités sont préalablement portées à la connaissance du client. C’est le cas, par exemple, de la vérification des antécédents de crédit qui n’est effectuée qu’avec votre consentement. Les enquêtes portant sur une réclamation d’assurance requièrent également votre consentement. Le cas échéant, celui-ci est obtenu lorsque vous soumettez une réclamation.
Les dossiers physiques de nos clients dont l’objet est « services financiers et d’assurance » sont détenus dans la juridiction de l’entreprise du Groupe AXA au Canada avec laquelle ils font affaires, à moins d’indications contraires.
L’utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous détenons ne sont utilisés que pour les fins pour lesquelles ils sont obtenus. Ils servent généralement à la souscription d’un contrat d’assurance et à l’établissement de la prime ainsi qu’au suivi de votre dossier. S’il s’agit d’autres types de produits et services financiers, de la même manière, les renseignements personnels sont utilisés pour conclure le contrat, vous fournir les services requis et assurer le suivi du dossier.
Les renseignements personnels peuvent également servir pour vous proposer d’autres produits et services financiers offerts par les entreprises du Groupe AXA au Canada, en fonction de l’évaluation que nous pouvons faire de vos besoins. Nous croyons qu’il est de notre devoir et dans votre intérêt de vous renseigner sur ces produits et services financiers à moins que vous nous indiquiez que vous ne désirez pas recevoir de telles offres ou propositions.
Toute modification d’usage est assujettie à l’obtention de votre consentement.
La confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et des autres renseignements
Les renseignements personnels qu’AXA détient sur ses clients sont confidentiels et des mesures physiques, administratives et technologiques sont prises pour assurer le maintien de leur confidentialité.
Au sein de chaque entreprise du Groupe AXA au Canada, les renseignements personnels vous concernant ne sont accessibles qu’à nos employés qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions, c’est-à-dire essentiellement pour dispenser les services ou fournir les produits que vous avez requis.
À moins d’avoir obtenu votre consentement ou parce que la loi l’autorise, les renseignements personnels ne sont pas communiqués à des tiers. Bien sûr, nous pouvons être appelés à échanger des renseignements avec le courtier ou l’intermédiaire avec lequel vous transigez. Nos fournisseurs de services (vérificateurs externes, entreprises de traitement informatique, etc.) peuvent également prendre connaissance de renseignements personnels lorsque cela est nécessaire à l’accomplissement des tâches que nous leur confions. Des mesures strictes visant à s’assurer du respect de la confidentialité et la sécurité des renseignements sont alors prises.
Entre les entreprises du Groupe AXA au Canada, à moins d’objection de votre part, seuls les renseignements personnels nécessaires pour vous offrir des biens et des services en fonction de vos besoins peuvent être échangés. Ces renseignements sont alors assujettis aux standards de sécurité, de confidentialité et d’utilisation de Notre engagement relatif à la confidentialité et au respect de la vie privée.
La conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous détenons sont conservés dans nos dossiers pendant la période qui est nécessaire pour vous dispenser les services et produits financiers et d’assurance requis. Lorsqu’un dossier est fermé, les renseignements sont alors traités et conservés en toute sécurité conformément à ce que prévoit notre calendrier de conservation et nos obligations légales. Les dossiers sont détruits lorsqu’ils ne sont plus susceptibles d’être utilisés à des fins administratives ou légales ou parce que la loi nous contraint de le faire.
La vie privée et Internet
Lorsque vous utilisez les sites Internet du Groupe AXA au Canada, dont le présent site, pour obtenir des informations sur nos produits et services ou pour effectuer une transaction, vous pouvez être sûrs que toutes les précautions sont prises pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels et des autres renseignements échangés avec nous. Notre engagement relatif à la confidentialité et au respect de la vie privée s’applique aux renseignements transmis ou échangés par Internet.
AXA ne procède à aucune collecte de renseignements lorsque vous ne faites que consulter son site Internet, sous réserve de l’utilisation possible de témoins (« cookies »). Lorsque vous soumettez une demande d’assurance ou d’autres services ou produits financiers en ligne, les renseignements personnels nécessaires sont alors recueillis. Il en va de même lorsque vous commandez des brochures ou autres documents ou lorsque vous vous abonnez à un service spécifique en ligne. Les renseignements personnels que vous transmettez par voie électronique à partir de nos sites Internet sont sécurisés et ne peuvent être interceptés par une tierce personne. Si aucune transaction n’est conclue, ces renseignements sont conservés pendant une période suffisante afin de vous permettre de reconsidérer notre soumission.
À moins d’objection de votre part, nous pourrons conserver vos coordonnées, notamment votre adresse courriel, afin de vous faire parvenir occasionnellement des informations sur nos produits et services.
En aucun cas, AXA ne vend de renseignements personnels à des tiers.
Les sites Internet du Groupe AXA au Canada peuvent contenir des hyperliens vous permettant de visiter d’autres sites exploités par d’autres entreprises. AXA n’a aucun contrôle sur ces sites et n’engage d’aucune façon sa responsabilité en les répertoriant sur son site. Toute information que vous transmettrez à ces sites sera sujette aux politiques de confidentialité de ces sites.
Les droits d’accès, de rectification et de retrait
Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve des restrictions prévues par la loi, et le cas échéant, de requérir leur rectification s’ils sont inexacts, incomplets, équivoques ou recueillis en contravention de la loi.
Vous pouvez également nous indiquer que vous ne désirez pas recevoir des offres et promotions concernant les produits et services offerts par le Groupe AXA.
Une demande à cet effet doit être adressée par écrit à l’Officier responsable de la vie privée d’AXA aux coordonnées suivantes :
AXA Pacifique Compagnie d’assurance
Officier responsable de la vie privée
999, rue Hastings Ouest, 3e étage, Vancouver (Colombie-Britannique) V6C 2W2
Tél. : 1 888 669-0595
Téléc. : (604) 669-3894
AXA Assurances inc.
Officier responsable de la vie privée
2020, rue University, bureau 700, Montréal (Québec) H3A 2A5
Tél. : 1 800 561-7251
Téléc. : (514) 282-6110
AXA Insurance (Canada)
Officier responsable de la vie privée
5700, rue Yonge, Bureau 1400, North York (Ontario) M2M 4K2
Tél. : 1 800 268-0008
Téléc. : (416) 218-5715
AXA Assurances Générales
Officier responsable de la vie privée
Robert Charles Anthony Building
35 Blackmarsh Road, PO Box 8485
St-John’s (Terre-Neuve) A1B 3N9
Tél. : (709) 758-5650
Téléc. : (709) 579-4500
Les droits de porter plainte et d’obtenir des informations
Si vous êtes d’avis que les lois sur la protection des renseignements personnels applicables ou que Notre engagement relatif à la confidentialité et au respect de la vie privée n’ont pas été respectés, vous pouvez porter plainte en vous adressant à l’Officier responsable de la vie privée. Si après enquête votre plainte s’avère justifiée, AXA prendra les mesures appropriées pour corriger la situation. Si vous n’êtes pas satisfait des résultats de l’enquête ou des correctifs apportés, vous pouvez exercer les recours qui vous sont offerts par la loi applicable en vous adressant au Commissaire à la vie privée compétent.
En tout temps, vous pouvez vous adresser à l’Officier responsable de la vie privée d’AXA pour obtenir des informations supplémentaires au sujet de la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée au sein des entreprises du Groupe AXA au Canada.
